Après une refonte en 2001, précisant notamment les règles de mise en vente des nouveautés (ou office), un nouveau protocole d’accord sur les usages commerciaux de l’édition avec la librairie  a été signé  le 26 juin 2008 par le SNE, le SLF et le SDLC.

Services de nouveautés

On distingue quatre types de services des nouveautés (ou office). Le choix de l’un de ces services est le résultat d’un accord préalable […] entre le libraire et l’éditeur/diffuseur.

Office d’information unitaire :

Le libraire accepte que l’éditeur/diffuseur détermine son service de nouveautés en titres et à l’unité, la grille lui étant toutefois communiquée à titre d’information.

Office sur grille personnalisée :

En accord avec l’éditeur ou son représentant, le libraire détermine, en remplissant une grille, les quantités exactes de livres, par catégories d’ouvrages, qui lui seront envoyées automatiquement. Le libraire peut à tout moment demander la modification (augmentation ou diminution) des quantités fixées. L’éditeur dispose alors d’un délai de 60 jours pour répondre à cette proposition ou pour la mettre en œuvre.

Office à façon (commande de nouveautés) :

Commande négociée avec l’éditeur ou son représentant, portant sur un ou plusieurs titres et sur des quantités pour chaque titre de la mise en vente.

Office lié à une parution exceptionnelle :

Le libraire accepte que l’éditeur lui envoie, en sus des quantités prévues par la grille, des ouvrages dont la parution nécessite une mise en place exceptionnelle.

Remises : les critères qualitatifs

Le nouveau protocole introduit la notion de critères obligatoires et de critères complémentaires pour préciser le mode de calcul des remises qualitatives.
Les critères obligatoires doivent représenter entre 30 % et 70 % des points de remise qualitative attribués par l’éditeur ou le diffuseur au libraire. Ils doivent, de plus, être valorisés individuellement, chacun ne pouvant représenter à lui seul plus de 25 % de l’ensemble du potentiel de la remise qualitative.

1.  L’acceptation par le libraire de commandes à l’unité.
2. La présence d’un personnel qualifié sur le point de vente.
3. La relation du libraire avec ses fournisseurs, notamment dans la réception des représentants (dans l’hypothèse où l’éditeur/diffuseur ne visite pas le point de vente, ce critère sera remplacé par le critère 8 ci-après).
4. Les actions d’animation à l’initiative du libraire.

D’autre part, les éditeurs/diffuseurs doivent obligatoirement intégrer au moins trois des six critères complémentaires définis dans le protocole, parmi :
5. Le réassortiment des titres.
6. Le suivi et la mise en avant du fonds de catalogue des éditeurs.
7. L’utilisation d’outils bibliographiques actualisés.
8. L’inscription du libraire au service des nouveautés ou la prise de notés avant parution.
9. La promotion de l’offre éditoriale par la prescription du libraire et sa participation aux opérations de promotion menées par l’éditeur.
10. L’utilisation des outils de transmission de la profession et d’une connexion Internet pour recevoir les informations actualisées de la part de l’éditeur/diffuseur.

Retours

On constate par ailleurs que la faculté de retour (livre de l’office retourné par le libraire qui donne droit à un avoir) des livres non vendus, contrepartie habituelle de l’acceptation de l’office, résulte des conditions commerciales de vente de chaque éditeur ou diffuseur.

Les conditions générales de vente de l’éditeur/diffuseur définiront précisément la durée du délai de garde des nouveautés mises à l’office. Le respect minimum de ce délai de garde fait partie des critères qualitatifs définissant la composition de la remise.
Les retours faits par le libraire sont accompagnés d’un document mentionnant son numéro de compte, le contenu de chacun des colis (titres et quantités) et le type de retour (retour de nouveautés, vente avec faculté de retour, autorisation commerciale exceptionnelle…).
Les livres ne doivent pas être disloqués ni souillés. Ils ne doivent pas être marqués ni étiquetés.
L’emballage des ouvrages retournés est identique en qualité à celui qui a été utilisé à l’aller.

Sous ces conditions, la note de crédit des retours (avoir) est émise dans le mois qui suit la réception du colis. En cas de refus de crédit du retour par l’éditeur, celui-ci en indique le motif au libraire.
Les autres modalités de retour sont traitées dans une deuxième phase de la négociation.